Workflow a stavy objednávky

Vytvořil(a) Jakub Jirsa, Změněno dne Čt, 7 Listopad v 5:50 ODPOLEDNE dle Jakub Jirsa

☝️ Tato nápověda je určena pouze pro e-commerce řešení JZ ONE.

Proces zpracování objednávky je řízen pomocí systémových stavů - tzv. fází objednávky a pomocí uživatelských stavů objednávky. Fáze objednávky se mění buď dle nastavených pravidel automatizace bez zásahu uživatele nebo pomocí uživatelských stavů objednávky, které mění uživatel (prodejce). Na základě změny fáze nebo uživatelského stavu objednávky lze odeslat informace zákazníkovi pomocí transakčních zpráv, které najdete v sekci Automatizace.

OBSAH

Fáze objednávky
- Změna fáze objednávky uživatelským stavem
- Změna fáze objednávky pomocí automatizace (připravujeme)
Uživatelské stavy objednávek
- Vytvoření nového stavu objednávky
- Změna stavu objednávky změnou fáze
Odeslání informačních zpráv
Způsoby značení stavů objednávky

Fáze objednávky

V průběhu zpracování objednávky mohou nastat tyto fáze:

Vytvořená objednávka - objednávka je odeslána z front-endu do systému, který vyhodnocuje správnost údajů. V administraci se taková objednávka nevyskytuje.
Zamítnutá objednávka - vytvořená objednávka zákazníkem, kterou systém odmítl zpracovat z důvodu chyby - zákazník je vrácen do košíku s žádostí opakovat odeslání objednávky. V administraci se taková objednávka nevyskytuje.
Nová nepotvrzená - přijatá objednávka systémem vyžadující doplnění údajů od prodejce - např. doplnění ceny individuální dopravy.
V administraci je označena oranžovou tečkou před číslem objednávky:
Nová potvrzená - přijatá objednávka, která nevyžaduje další zásah prodejce.
V administraci je označena zelenou tečkou před číslem objednávky:
Ve zpracování - objednávka se začíná vyřizovat a již není ji upravit zákazníkem.
V administraci je označena ikonou přesýpacích hodin před číslem objednávky:
Dokončená - dokončená objednávka již nemá žádný další procesní krok - je uhrazena a zpravidla převzata zákazníkem.
V administraci je označena zelenou fajfkou před číslem objednávky:
Stornovaná - storno objednávky může přijít ze strany zákazníka nebo prodejce, dojde ke zrušení blokace položek ze skladu a označení objednávky šedou barvou.

☝️ Víte že..

Proces zpracování objednávky a jeho jednotlivé fáze nelze měnit, jedná se o systémový workflow. K přizpůsobení procesu zpracování slouží uživatelské stavy objednávek.

Změna fáze objednávky uživatelským stavem

Fáze objednávky se může změnit dle nastavených pravidel automatizace nebo ručně změnou stavu objednávky uživatelem. Pro změnu fáze objednávky pomocí stavu objednávky je nutné u stavu objednávky zvolit, ve které fázi se objednávka nachází. Fáze objednávky může být přiřazena více stavům objednávky - při změně stavů ve stejné fázi neprobíhá změna fáze a tudíž neprobíhá ani rozesílání transakčních zpráv na základě změny fáze.

Změna fáze objednávky pomocí automatizace (připravujeme)

Změna fáze probíhá dle nastavených pravidel Automatizace.

Uživatelské stavy objednávek

Proces zpracování objednávky je řízen pomocí uživatelských stavů objednávky. Počet stavů není nijak omezen a můžete si tak vytvořit stav objednávky pro každou specifickou situaci. Stavy objednávek pomohou ve třídění objednávek pomocí filtrace a umožňují odesílat automatické zprávy pomocí transakčních zpráv.

Každý stav objednávky může mít vlastní ikonu a barvu štítku, který se zobrazí ve výpisu objednávek.

Vytvoření nového stavu objednávky

Nový stav objednávky vytvoříte v sekci Nastavení -> Přeprava a expedice -> Workflow objednávky tlačítkem Přidat nový stav.

Interní označení - název stavu, který bude zobrazen v administraci e-shopu.
Fáze objednávky - stavu objednávky můžete přidělit fázi objednávky - změnou stavu tak dojde ke změně fáze.
Barva - barva štítku stavu objednávky, který bude zobrazen v administraci e-shopu.
Ikona - ikona štítku stavu objednávky, která bude zobrazena v administraci e-shopu. Můžete si třeba rozlišit stavy, které budou odesílat transakční zprávu ikonkou obálky.

❗Pozor na duplicitní zasílání transakčních zpráv - zprávu můžete odeslat jak na základě změny stavu, tak při změně fáze objednávky. Vždy si musíte rozhodnout, co je pro vás vhodnější. Pokud např. máte několik mezistavů přípravy objednávky, ale nechcete zákazníka zahltit zprávami, můžete odeslat zprávu jen na základě fáze objednávky Ve zpracování. Zákazníkovi se odešle jen jedna zpráva, jakmile se změní fáze na Ve zpracování.

Změna stavu objednávky změnou fáze

Uživatelský stav objednávky je možné také změnit pomocí fáze - využijete především pro nové objednávky - potvrzené systémem a nepotvrzené čekající na zásah uživatelem, případně při napojení na dopravce při doručení objednávky změnou fáze na dokončeno.

Aby změna fáze změnila stav objednávky, je nutné provést přiřazení stavů objednávky a fází.

Odeslání informačních zpráv

Odesílání zpráv (e-mailů, SMS a dalších) je možné pomocí modulu Automatizace - Transakční zprávy. Odeslání může být provedeno na základě změny uživatelského stavu nebo fáze objednávky.

Přehled všech odeslaných transakčních zpráv najdete v sekci Komunikace -> Odchozí zprávy, kde najdete detaily zprávy a kdo a kdy ji odeslal.